Find by us is verhuisd naar Ermelo!

Maar hoe doen we dit samen? Wist je dat als voorbeeld, dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor het aanbieden van een ergonomische werkplek? En dat je elke arbeidsplaats in je arbobeleid moet betrekken? Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplek. Om de uitgangspunten in deze situatie inzichtelijk te maken, helpen we jou graag op weg door middel van onderstaande thuiswerkchecklist. Zo zorg jij voor goede werkplekken voor je medewerkers. Inventariseer de werkzaamheden • Welke werkzaamheden kunnen vanuit huis gedaan worden? • Welke risico’s kleven er aan deze werkzaamheden? • Wat heb je nodig om goede, ergonomische thuiswerkplekken in te richten voor deze medewerkers? informeer je medewerkers goed • Vraag of de betreffende medewerkers thuis kunnen werken • Bespreek de eventuele risico’s en de ergonomische oplossingen die je daarvoor al bedacht hebt. • Het is verstandig om de risico’s door te nemen en eventueel vast te leggen zo is het voor iedereen duidelijk waar die aan toe is. • Vraag je medewerkers of je iets vergeten bent waardoor zij gezond en veilig vanuit huis kunnen werken. • Wanneer je verwacht dat de situatie, zoals nu, wel eens langer dan enkele dagen gaat duren, houd dan regelmatig contact met je medewerkers over hun gezondheid en veiligheid. En check dan meteen even of je medewerkers nog informatie nodig hebben of gewoon even een luisterend oor. Jij als werkgever bent eindverantwoordelijk voor de (thuis)werkplek, maar het is vaak niet mogelijk om alle werkplekken zelf te beoordelen. Leg daarom een stuk verantwoordelijkheid bij jouw medewerkers, zodat zij de werkplek zelf checken op veiligheid, gezondheid en ergonomie. Tip! Vraag je medewerkers om foto’s toe te sturen van de thuiswerkplek om aan te tonen dat de werkplek voldoet aan de veiligheidseisen. Let op: de Inspectie SZW kan een boete of sanctie opleggen als de (thuis)werkplekken niet aan de eisen voldoen! Thuiswerkplek inrichten Het thuiswerken vraagt zowel effort van jou als van je medewerker. Vraag daarom aan je medewerkers om flexibel om te gaan met het thuiswerken, maar zonder hun gezondheid uit het oog te verliezen. En wanneer jij als werkgever spullen uitleent voor het thuiswerken, attendeer je medewerkers er dan op dat zij deze materialen in bruikleen hebben en er zorgvuldig mee om moeten gaan. Voor kantoormedewerkers volg jij de volgende richtlijnen: • Draag zorg voor het benodigde werkmateriaal voor de medewerker thuis (denk hierbij aan beeldschermen, toetsenbord, muis, et cetera.). • Geef instructies voor het ergonomisch inrichten van de thuiswerkplek. • Stel een verstelbare stoel beschikbaar. • Zorg voor een bureau op de juiste, ergonomische werkhoogte. • Zorg dat je medewerkers in een goed geventileerde, veilige werkplek kunnen werken of attendeer je medewerkers erop dat ze vaker een luchtje scheppen. • Geef richtlijnen met betrekking tot pauze en rusttijden. • Zorg dat het inloggen op het bedrijfsnetwerk duidelijk is of oefen het desnoods even met elkaar. Maak van thuiswerken een feestje • Bezorg een kleurrijke bos bloemen aan je medewerkers. Dit zorgt voor een gezellige sfeer in de werkomgeving van je medewerkers. • Vraag je medewerkers foto’s van hun thuiswerkplek te delen met elkaar. Misschien inspireer je zo andere collega’s. Je kunt hier zelfs nog een kleine prijs aan verbinden. Wie heeft de mooiste/leukste/creatiefste én verantwoordste werkplek? • Organiseer twee keer in de week een gezamenlijke lunch via Skype/Facetime/MS Teams/Zoom. • Organiseer op vrijdag een virtuele vrijdagmiddagborrel met je medewerkers. En zorg voor goeie koffie en een lekkere lunch met bijvoorbeeld een verse jus d'orange en een lekker afbakbroodje met jouw favoriete beleg! Heel veel succes en plezier met thuiswerken!

Veel organisaties vallen bij mopperende klanten al gauw in de defensieve rol: het ligt niet aan ons of sommige mensen hebben altijd wat te zeuren. En natuurlijk er zijn van die klanten die je nergens blij mee kunt maken. Maar het overgrote deel wil gewoon begrip voor zijn of haar negatieve emoties. Wie niet dichtslaat, maar belangstelling toont en openstaat voor klachten, heeft goede kans de klant niet alleen te behouden, maar ’m zelfs tot ambassadeur van de organisatie te maken. Elke klacht is winst Neem de 9 nuttige tips klachtenmanagement hieronder ten harte. Want, elke klacht is winst! 1: Vertrouw je klant Het klachtenmanagement begint met vertrouwen. Maar één of twee procent van de klanten heeft kwade bedoelingen, 98 procent is te goeder trouw. Wees dat zelf ook. En zie de klant als iemand die naast je staat, niet als een kwaadaardige tegenstander. De klant doet ook moeite om met je te spreken, geef ’m niet het gevoel dat hij zijn tijd verspilt. 2: Maximaliseer het aantal klachten Vergeet niet dat de meeste klanten nooit wat van zich laten horen. De klanten die wel feedback geven, zijn dus goud waard. Wat je klagende klant vertelt, kan het verlies van volgende klanten voorkomen en nieuwe binnenbrengen. Maximaliseer dus het aantal klachten! Denk bijvoorbeeld aan een ober meestal wordt er aan je gevraagd ‘Heeft het gesmaakt?’ vervang dit door : ‘Hoe hadden we u nog beter kunnen helpen?’ Het is iets anders wat de gast niet meteen verwacht. 3: Stel niet de vraag, is de klacht wel terecht. Nee laat de schuldvraag links liggen.. Veel organisaties laten het van de schuldvraag afhangen of een klant al dan niet soelaas geboden wordt in zijn misère. Is het wel een terechte en gegronde klacht? Zo niet, dan kunnen we eronderuit. Fout. Zo’n benadering stelt klagers teleur en kost dus klanten. Verander je vertrekpunt: het is niet altijd onze fout, maar wel altijd ons probleem. 4: Vraag om/naar feedback De klacht is afgehandeld? Fijn, maar hoe heeft de klant dat ervaren? Is hij echt tevreden? Of vertelt ‘ie aan z’n vrienden toch nog het negatieve verhaal? De bewuste medewerker krijgt direct feedback als het beter kon, de complimenten belanden op de Wall of Fame. Zo haal je de klachtenmolen ook eens weg uit de sfeer van schuld en boete. 5: Wees slim Een fabrikant van koffieapparaten kreeg een klant op bezoek met een kapot rubber slangetje voor de melk. Geen ramp, maar de klant moest wel 1,80 afrekenen. Irritant. Er is nog nooit een bedrijf te gronde gegaan omdat ’t eens wat weggaf aan zijn klanten. Trek dus niet altijd het onderste uit de kan, dat kost je klanten. Geef een stukje service terug, dat echt gewaardeerd! 6: Kijk in de spiegel, en kijk naar jezelf Managers die van hun medewerkers een inlevingsvermogen, correcte en vriendelijke klachtafhandeling verwachten, moeten er intern op z’n minst dezelfde houding op nahouden. Dus manager, kijk in de spiegel en kijk oprecht eens naar jezelf. Hoe is het op je eigen afdeling gesteld met klachtenmanagement? Sta je zelf ook open voor klachten? Of jaag je een ontevreden medewerker direct terug naar z’n plek? 7: Klachtenmanagement is van iedereen ‘Mevrouw, ik zal u door verbinden met de afdeling klachten en bezwaar.’ Niet doen! Zo lijkt het wel alsof je klant met twee verschillende bedrijven te maken heeft. In een goedlopende organisatie kan iedere medewerker, van chauffeur tot CEO, met een klacht overweg. Als klachtenmanagement een afdeling wordt, werp je een drempel op voor andere medewerkers om proactief te werken aan klanttevredenheid. 8: Focus niet op tijd, maar op tevredenheid Een tevreden klant is onze hoogste prioriteit, is het mantra bij veel organisaties. Is dat ook zo? Op veel afdelingen is de gemiddelde gesprekstijd nog een key performance indicator (kpi). Hoe korter die gemiddelde duur, hoe beter. Maar leidt een korter gesprek ook tot de meest tevreden klant? Vaak niet. Tijdsdruk geeft een medewerker niet de ruimte om zich oprecht te verdiepen in het probleem van de klant. 9: Betrokken directie Neem als directeur geregeld plaats op de afdeling klachtenmanagement. Veel directeurs zeggen: mijn deur staat altijd open. Maar als je er zelf niet doorheen loopt, komt er van interactie met je medewerkers weinig terecht. Laat je zelf aan de klachtenlijn blijken hoe belangrijk een goede afhandeling is, dan dringt het bovendien beter door bij het personeel. 10: Leer van wat er goed gaat Vaak komt een klanttevredenheidsonderzoek feitelijk neer op een klantóntevredenheidsonderzoek. Pluspunten zijn mooi meegenomen, maar de zaken die niet goed gaan krijgen vooral aandacht. Onderzoek leert echter dat werknemers ook leren van een tevreden klant. Bel ook hen eens op, vraag wat ze als positief ervaren en maak dat tot een leerpunt voor de gehele organisatie.

Ik zag twee uitgesproken types. Het eerste type kwam rustig over, had ondanks de drukte aandacht voor de gasten en liet zich niet gek maken door ongeduldige gasten die direct geholpen wilden worden. Het tweede type leek het zwaarder te hebben. Bij dit type medewerker zag ik stress, gehaastheid en soms irritatie bij het uitspreken van de woorden: ‘Ik kom zo bij u!’ Hoe ga jij om met deze werkdrukte om? De situatie is hetzelfde: werkdrukte . De manier van ermee omgaan is echter totaal anders. Wat maakt dat het eerste type rustig blijft en het tweede type gestrest raakt? Simpel. De manier van denken. De situatie is hetzelfde: werkdrukte. De manier van ermee omgaan is echter totaal anders. Wat maakt dat het eerste type rustig blijft en het tweede type gestrest raakt? Simpel. De manier waarop hij of zij over de situatie denkt en er vervolgens mee omgaat. Vergelijk de volgende twee gedachten: ‘Het is superdruk, ik kan het werk niet aan.’ en: ‘Het is superdruk, ik doe wat ik kan.’ Met welke gedachte kun je beter met de situatie omgaan? Juist, met de tweede. Nou is dit natuurlijk makkelijk gezegd. De gestreste medewerker zal vast donders goed weten dat hij doet wat hij kan, maar laat zich waarschijnlijk toch leiden door de eerste gedachte. Het gevolg: meer stress. De relaxte medewerker zal misschien ook wel even de gedachte hebben dat hij het werk niet aankan, maar zal zich toch focussen op de tweede gedachte. Hij laat zich eenvoudigweg niet gek maken, hoe druk het ook is we gaan er gewoon voor. De juiste denkwijze De situatie is niet altijd te veranderen; de juiste denkwijze wel. De juiste denkwijze zorgt ervoor dat je rustig blijft en goed kunt functioneren onder hoge werkdruk. En het goede nieuws is: dit is te trainen. De eerste stap is je bewust worden van de gedachten die zorgen voor stress. In ons voorbeeld zijn dat gedachten als: ‘Er staat te weinig personeel’ of ‘Ik trek het niet’ of ‘Het is te druk’ of ‘Ik kan het niet aan’. Vervolgens plaats je daar een positieve en realistische gedachte tegenover, zoals: ‘Ik doe wat ik kan’ of ‘Ik help klanten zo goed mogelijk’ of ‘Ik blijf rustig en vriendelijk, ook al is het druk.’ Trainen Vervolgens is het trainen, trainen en nog eens trainen. Niet één dag, maar elke dag. Telkens opnieuw ben je alert op gedachten die stress opleveren. En telkens opnieuw plaats je daar een positieve en realistische gedachte tegenover. Totdat je op een dag merkt: het is superdruk, maar ik ga er op een goede manier mee om. Ik laat me niet gek maken – door wie dan ook!

1: Werkgeluk Jaja werkgeluk we hebben het vorige al een keer over gehad, maar dit is ook een tip om meer tijd vrije te krijgen want werken aan werkgeluk is echt niet alleen maar investeren, het is ook oogsten. Want: “Wie gelukkig aan het werk is presteert veel beter dus gaat het werken makkelijker, heeft minder last van stress en raakt niet in een burn-out. Je hebt als bedrijf gewoon veel meer aan gelukkige werknemers: je krijgt meer goede ideeën terug, je klanten worden beter geholpen en gelukkige medewerkers worden een enthousiaste ambassadeur van je bedrijf. Dus het is dus echt een win-win! Dus als jij als werknemer of ondernemer, contact houdt met je collega’s. En regelmaat belt met je team om te vragen hoe het gaat en houdt het dan niet enkel zakelijk, maar geef je medewerkers ook de ruimte om persoonlijke zaken aan te halen. 2: Flow “Tijd besparen begint bij jezelf. Doe zoveel mogelijk werk dat aansluit bij je kracht én je passie. Zo voeg je waarde toe, maar kom je ook in een flow, zodat je sneller kunt werken. Niet iedere ondernemer is zich echter bewust van zijn unieke mix aan kwaliteiten. Bij Find by us brengen we via tests en gesprekken die toegevoegde waarde in kaart.” 3: Doel “Formuleer duidelijk wat je bijvoorbeeld binnen een kwartaal of in een jaar wilt bereiken. Door je vervolgens op die doelstelling te focussen, kun je hoofd- en bijzaken beter scheiden.” 4: Strategie “Ontwerp een praktische strategie, zodat je met de kwaliteiten binnen je bedrijf zo efficiënt mogelijk naar je doel toewerkt. Dit kost de gemiddelde ondernemer veel moeite. Er is geen opleiding waarin je dit leert. In het gunstigste geval heeft een ondernemer binnen een familiebedrijf over de schouder van een vader of tante mee mogen kijken. Vanuit onze ervaring en kennis geven we iedere deelnemer aan Find by us de tools om een strategie uit te werken. We coachen hem daarbij, bijvoorbeeld om mogelijke risico’s zo goed mogelijk in kaart te brengen. Maar we gaan niet op de stoel van de ondernemer zitten. Uiteindelijk kiest hij zelf de bouwstenen voor zijn strategie.” 5: Delegeren “De meest voorkomende fout die vooral creatieve en beginnende ondernemers maken, is dat ze niet delegeren. Ze denken dat hun tijd niets kost en voeren met frisse tegenzin taken uit die niet tot hun kerncompetentie behoren. Daarom rekenen wij ondernemers graag voor dat ze omgerekend al snel 75 euro per uur kosten. Huur voor het kopiëren en je agendabeheer een secretaresse in het is een win win situatie, door jou heeft iemand anders weer een baan en waardoor jij weer meer tijd hebt voor jezelf!” 6: Teamwork “Je bent als directeur pas echt efficiënt als het personeel je werk uit handen neemt in plaats van kost. Selecteer dus de juiste medewerkers en zet ze ook op de juiste plaats! Veel ondernemers weten niet hoe ze hun dreamteam moeten samenstellen. Het zijn ook wel veel variabelen die je op elkaar af moet stemmen: ervaring, vaardigheden, interesses en persoonlijkheid. Ondernemers zijn van nature geneigd om sollicitanten te kiezen die qua karakter op hen lijken, want daar hebben ze zo’n leuke klik mee. Meestal is het juist beter om iemand te zoeken die jou aanvult. Sommige directeuren krijgen er bijvoorbeeld een kick van om regelmatig nieuwe projecten op te starten. Innovatiedrang is natuurlijk een geweldige eigenschap, maar draagt wel het risico in zich dat een ondernemer tien proefballonnetjes oplaat zonder er daadwerkelijk één concreet te maken. In dat geval kan hij beter mensen om zich heen verzamelen die het leuk vinden om zich ergens voor lange tijd in vast te bijten.” 7: E-mail “De tijd die je dagelijks aan e-mail besteedt, kan met de helft worden teruggebracht. In mijn boek Elke dag je hoofd en inbox leeg beschrijf ik hoe je dit aanpakt met Microsoft Outlook. Maak bijvoorbeeld een map aan van berichten waar je op wacht. Zo vergeet je geen belangrijke e-mails, terwijl je hoofd leeg blijft voor andere zaken. E-mails waar je actie op wilt ondernemen, kun je in een takenlijst zetten. Berichten over afspraken kun je meteen in je agenda verwerken, waarna de e-mail naar de archiefmap kan. Net zo belangrijk is de regel van 11.00 of 13.00: lees tot die tijd geen e-mail, maar begin fris aan je creatieve werk.” 8: Evolueer “Ondernemen is evolueren. Succesvolle ondernemers durven regelmatig terug te kijken op welke beslissingen goed of juist fout hebben uitgepakt. Het goede herhalen ze, het slechte vermijden ze om tijdverlies te voorkomen. Deze reflectie gaat niet vanzelf. Hoe tegenstrijdig het ook klinkt: je moet er tijd voor vrijmaken en deze vervolgens níet aan je werk besteden. Ga bijvoorbeeld een dag aan de slag met je hobby. Door afstand van de zaak te nemen, word je weer fris en helder in je hoofd, zodat reflectie waardevolle inzichten oplevert.”

Het is de 21-27 september dat betekend dat het de week van het werkgeluk is. Helaas wordt het werken aan werkgeluk, vooral in deze onzekere tijden als deze, wordt het vaak uitgesteld. De prioriteiten liggen ergens anders. Erg jammer als je het mij vraagt en want werk kan je zo’n positieve energie geven. Daarom ga ik laten zien hoe het anders kan! Wat is werkgeluk eigenlijk? In mijn opzicht is werkgeluk het hebben van werk waar je voldoening uithaalt en enthousiast van wordt. Werk waarvan je gemotiveerd én gelukkig wordt. Een fijne baan vergroot namelijk het plezier in je werk én in je leven! En natuurlijk hebben je medewerkers hun werkgeluk zelf in de hand, maar als werkgever kun en mag jij hier zeker een steentje aan mee bijdragen. Want; gelukkige medewerkers zijn productiever en waardevoller voor je organisatie, zij zijn tenslotte jouw ambassadeur en visitekaartje! Geen tijd voor werkgeluk ‘Door alle veranderingen die de coronacrisis met zich meebrengt, heb ik geen tijd om óók nog met het werkgeluk van mijn medewerkers bezig te zijn’. Aldus verschillende werkgevers… Een opmerking waarvan ik denk goh een klein beetje kort door de bocht, maar die horen wij toch wel regelmatig. Ik snap het wel, met name als je je hoofd als ondernemer maar net boven water houdt. Maar geloof mij, werkgeluk is juist in crisistijden zo ongelofelijk belangrijk! “Soms is het maar iets kleins ” En soms is het maar iets kleins, hoeft echt niet veel tijd en/of geld te kosten. Als je medewerkers nog volledig of deels thuiswerken is een simpel (video)belletje al van grote waarde. Bel met regelmaat met je team om te vragen hoe het gaat en houdt het dan niet enkel zakelijk, maar geef je medewerkers ook de ruimte om persoonlijke zaken aan te halen. Lukt het je niet om iedereen wekelijks te bellen? Bel dan in ieder geval degenen die misschien minder werkgelukkig zijn op dit moment. Peil hoe het gaat en of ze iets nodig hebben om hun werk goed en het met plezier te blijven doen! Mensen hebben behoefte aan persoonlijk contact. Want zeg eens eerlijk: ben jij die Zoom-meetings niet beu? Jij kunt als werkgever het voortouw nemen en een corona-proof meeting organiseren. Denk aan een mooie buitenlocatie, een grote ruimte met voldoende ventilatie, het kan. En dan de kerstborrel: wat dacht je van een winterbarbecue in kleine groepjes? Bedank me later maar voor dit leuke idee ;-). Op deze manier creëer je weer échte verbinding met je mensen; erg belangrijk voor het werkgeluk. Maar waarom is werkgeluk zo belangrijk? Werken aan werkgeluk is echt niet alleen maar investeren, het is ook oogsten. Want: “Wie gelukkig aan het werk is presteert veel beter, heeft minder last van stress en raakt niet in een burn-out. Je hebt als bedrijf gewoon veel meer aan gelukkige werknemers: je krijgt meer goede ideeën terug, je klanten worden beter geholpen en gelukkige medewerkers worden een enthousiaste ambassadeur van je bedrijf. Dus het is dus echt een win-win!